為了規範會務管理,學校製定了相應的OA係統,審批各項會務費用事項,承辦單位務必在校OA係統中申請,按OA流程進行審批。審批通過後,將提交通過的審批單交行政中心參照執行。為了及時準確的為辦會單位提供保障服務,辦會單位應在行政中心網頁上下載《會議安排樣表》,確認會議期間需要服務的具體事項。
行政中心接到申請將按以下流程工作:
進一步與辦會單位確認服務內容及事項,行政中心能夠協助辦會單位承擔的工作任務有以下幾個方麵:
1)安排會場地點並提供多媒體服務;
2)聯係製作會議相關資料(不承擔資料的審核,分發)
3)布置會場內外,並向學校有關部門申請展架擺放;
4)聯係財務部門安排收繳會務費用並具發票,並協助分發發票給會務代表;
5)聯係車輛接送參會代表(行政中心不承擔具體接送任務);
6)安排會議期間的餐飲;
7)安排會議期間的合影服務;
8)協助會議各項費用結算。
會議期間的相關費用,申辦單位應嚴格按照八項規定具體要求執行。
附件:
會議安排樣表.xls